El Formato de las Reuniones debe cambiar. Los Bandoleros del Tiempo

Mi preocupación por el aprovechamiento del Tiempo, bien escaso y limitado mas que cualquier recurso natural o económico, me ha llevado a analizar al Gran Bandido del Tiempo: Las Reuniones.
Desde la Asociacion para la Racionalizacion de los Horarios (ARHOE) llevamos propugnando unas reglas bastante sencillas para el aprovechamiento de esas reuniones:
–          Debe existir un acta previa donde se citen a las personas, con los objetivos, la duración y petición expresa de que los temas se traigan preparados
–          La reunión debe empezar de manera puntual, siendo aconsejable estar en el lugar de la reunión unos minutos antes. Es una descortesía llegar tarde y una pérdida de tiempo para el resto
–          El Coordinador de la reunión debe ceñirse al acta y los objetivos, midiendo los tiempos de intervención y pidiendo brevedad y eficacia en las intervenciones. ¡¡¡Vayamos al grano y no divaguemos¡¡¡. Es responsabilidad del Coordinador cortar a las personas que se vayan por los Cerros de Úbeda
–          La reunión debe finalizar a su hora. Si se quedan temas pendientes se deben resolver en otra convocatoria de reunión
–          No tener reuniones muy largas, suelen ser poco eficaces y el tedio se apodera pronto de los participantes.
–          No tener reuniones al final de la jornada. Ya estamos cansados y además alargan la jornada laboral de manera innecesaria
Siguiendo estas simples normas seguramente avanzaremos mucho en la eficacia de estas y en las pérdidas de tiempo. Pero para que las reuniones sean totalmente eficaces debemos eliminar unos hábitos que se han instalado en estas reuniones, y cuyo roles cogen algunos de los participantes. Hace poco hablaba con mi buen amigo Angel Lafuente, profesor del magnífico Curso “Como hablar Siempre con Eficacia”. Estábamos de acuerdo en lo tediosas y poco prácticas que son muchas de las reuniones que tenemos. El profesor Lafuente se ha encargado de dinamizar reuniones, muchas muy importantes, para sacar el fruto esperado de ellas.
Es en esta reflexión que veo en algunas de las Reuniones muchos participantes que son Ausentes emocionales. Para establecer un símil con el rito religioso, muchos están presentes de cuerpo pero ausentes de alma (y de intelecto), ya que están pensando en otras cosas. Algunos piensan en otras ocupaciones “más importantes” y otros están pensando en su “inmediata intervención”, por lo que no practican la Escucha Activa. Tal y como pasa en mucho de los ritos espirituales solo les falta repetir las “oraciones” que el coordinador va diciendo, como réplica al Sumo Sacerdote. Realmente no sirve de nada ya que muchos de estos participantes restan eficacia a la reunión y posteriormente impiden avanzar en las cuestiones propuestas.
Hay algunos roles identificados en las reuniones, seguro que te suenan:

–          El protagonista: Solo quiere vender sus meritos, independientemente de los asuntos a tratar. Quiere destacar y apoya las teorías que hacen que destaque. No permite avanzar ya que todo gira en torno a su ego. Cuando no se habla de el “desconecta” de inmediato. Solo está pendiente de volver a intervenir para vender su “imprescindibilidad”.

–          El charlas: Su discurso es totalmente inconsistente. Navega de idea en idea sin un hilo conductor. Suele contar historias muy aburridas y que hacen desconectar al resto. Es responsabilidad del Dinamizador cortarle de inmediato, aunque se siente molesto

–          El aburrido: Cuente lo que cuente su tono, forma o manera de hacerlo es tan aburrida que cualquier aportación suya, por mucho valor que tenga, no nos saca del tedio y es posible que se le tenga mucho menos en cuenta sus propuestas. Si trabajamos formándole en su manera de plantear su comunicación, seguramente le rescataremos para la causa y sus aportaciones empezaran a brillar

–          El graciosillo: Puede intervenir en cualquier momento, incluso cortando el discurso de otras personas. Suele contar su gracia y reírse inmediatamente después. La acumulación de varios de estos personajes hace de la reunión algo esteril, y se convierte en un Club de la Comedia en competición sin sentido alguno

–          El que dice a todo que SI: Es un personaje miedoso, que suele asentir repetidamente y suele adular a los superiores. No aporta ideas, solo confirma la de otros, casi siempre los de mayor responsabilidad y jerarquía. Suelen ser ovejas que balan al ritmo del pastor. Su aportación es tan insignificante que no dejan de ser meros palmeros.

–          El jefe incuestionable: Suele ser el que representa el mayor poder jerárquico en la sala. Solo interviene para dictar sentencia o sentar cátedra. Suele cercenar las intervenciones de los demás y la creatividad. Como su palabra es la ley suele generar “miedo a intervenir”. Su figura es contraproducente y suele dejar para sentencia la reunión. Si comunicara las decisiones en lugar de ir a la reunión ahorraría la perdida de tiempo al resto de participantes

–          El de la zancadilla: Cuestiona a todo y a todos. Solo ve pegas, problemas, y obstáculos. Sus intervenciones son para hacer ver las adversidades, riesgos y dificultades que plantean cualquiera de las opciones. Suele sentirse cómodo en su papel de “bloqueador”. Sus frases preferidas suelen ser “No se puede hacer”, “Eso ya lo intentamos y no función”, “Eso no es posible (o es imposible)”, “no creo que eso de resultados”. Si el coordinador lo anula él se rebela y salta con más asiduidad. Deberíamos transformar su actitud antes de la reunión, ya que durante seguramente sea más complicado y desvié la atención de los objetivos principales. Cuestionar no debe significar descartar posibilidades.
Si tenemos identificados a estas personas, podemos trabajar formándoles y motivándoles para cuando lleguen las reuniones. Es importante tener en cuenta el Objetivo de una reunión y no desviarse de el.
Un familiar mío me dice que tuvo una reunión de 6 horas. Está comprobado que a partir de cierto momento la atención se disipa y puede desaparecer completamente haciendo de la reunión algo muy improductivo. Si además las intervenciones son muy largas empezamos a tener “animas ausentes”, es decir las personas desconectan de la reunión y se ponen a pensar en sus asuntos.
Un profesor mío decía que el discurso que no movía almas empezaba a mover culos. Yo lo he adaptado a los tiempos modernos y digo que empiezan a mover smartphones. Cuando vemos que las personas miran a su teléfono o Tablet y dejan de prestar atención la señal es que debemos dar un cambio, un giro para reconducirles y devolverles a la reunión.
Siendo atrevidos creo que las reuniones deben tener un “efecto sorpresa” para poder devolver a las personas a la reunión y a los objetivos. Aquí van algunas de mis propuestas:
–          Que aparezca algo por sorpresa, algo inesperado, que retome la atención: Puede ser un cambio de tono, una cosa absurda, una diapositiva que sea distinta y con tono de humor, contar una historia, poner un video de humor (cortito), poner música, cantar (se puede argumentar cantando)…..Debemos abandonar nuestro miedo al ridículo y poner “salsa” en las reuniones para que sean más eficaces. La sorpresa invita a devolver la atención de manera definitiva porque esperamos que ocurra algo de nuevo y no queremos perdérnoslo
–          Gesticular y cambiar el tono de voz: Estamos más atentos cuando vemos algo en movimiento. Si además es alguien que cambia el tono de voz e incluso nos invita a prestar la debida atención. Como dice el Profesor Lafuente, las manos son dos palomas que deben volar libres, y que expresan mucho más que alguien rígido o inerte, que solo transmite frialdad ¡¡¡Muévete¡¡¡ te están observando
–          No te apoyes tanto en la presentación: Por favor, os lo suplico, diapositivas sin mucho texto, no muchas y muy directas. Si además contienen efectos como fotos, dibujos y letras grandes mejor. Si metéis videos que no sean muy largos.  El mensaje es lo importante y no la presentación. Conozco a personas que dedican muchas horas a recargadas Presentaciones. En su caso la pérdida de tiempo es doble, preparándola y haciéndonos estar atentos a la presentación. Si luego quieres ampliar la información reparte documentación o mándala por correo electrónico, pero no les atormentes con letras pequeñas y presentaciones tediosas y largas
–          Herramientas de Creatividad: Son muchos y diversos los ejercicios que permiten ser creativos en una reunión y fomentan a la participación y generación de ideas. Un juego, un momento de diversión y creatividad, la posibilidad de salir de la zona de confort haciendo algo distinto, poner a los participantes en pie y moviéndose,… Si estamos sentados las tentaciones son muchas: pensar en otras cosas, agarrar y mirar el Smartphone, ponerse a escribir cosas no relacionadas con la reunión…. ¡¡¡Acción¡¡¡. Basta de reuniones en sillones cómodas.
–          Exposiciones breves y directas: ¡¡¡¡Un, dos, tres, ya¡¡¡¡. ¿Habéis probado a hacer propuestas con una palabra o un par de palabras?. Si queremos aportar que sea breve. Parece un juego pero es eficaz, ya que luego se pueden desarrollar las ideas o argumentos que tengan más aceptación. Probar a pedir propuestas que no superen las 3 palabras, ya veréis que los resultados son más eficaces y mucho más dirigidos a los objetivos. Si debemos argumentar que sea algo muy breve y muy dirigido. Intervenciones de más de 5 minutos pueden hacer decaer la atención. Coordinador controla los tiempos y si es posible establece las reglas del juego y del control de las intervenciones.
Por supuesto todo tiene que estar recogido en un Acta que lleva una persona distinta al Coordinador y que hace llegar a los participantes resumiendo la reunión, los acuerdos alcanzados, los próximos pasos y sus responsables. Si es necesaria otra reunión se lleva a cabo y se convoca de nuevo.

Si queremos resultados distintos hagamos cosas distintas (Albert Einstein). Pues eso, pongamos en práctica cosas distintas que hagan que mejoren los resultados de nuestras reuniones.
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